Checklist BV oprichten: dit moet je regelen bij de overstap naar een BV

Je hebt het vorige artikel gelezen, "BV vs. eenmanszaak in 2026", en de knop is om: de bv wordt een serieuze optie voor jou. Niet omdat het moet, maar omdat je op het punt staat waarop het verstandig wordt. Alleen zit er tussen "ik ga het doen" en "het staat geregeld" een aantal stappen die niet vergeven mogen worden. Mis je een deadline, dan schuift de overstap een jaar op. Vergeet je een voorwaarde, dan betaal je alsnog belasting die je juist wilde uitstellen.

Deze checklist zet de belangrijkste aandachtspunten op een rij, in de volgorde waarin je ze tegenkomt.

Ruisend of geruisloos: de eerste knop

Voordat er iets geregeld wordt, ligt er een keuze die de rest van het proces bepaalt. Bij een ruisende inbreng reken je fiscaal af over de stille reserves, de fiscale reserves en de goodwill in je onderneming, alsof je hem verkoopt aan jezelf. Bij een geruisloze inbreng schuift die afrekening door naar de bv: je gaat verder met dezelfde boekwaarden, zonder dat er nu belasting wordt geheven.

In de praktijk kiest verreweg het grootste deel van de ondernemers voor geruisloos, simpelweg omdat het geen geld kost op het moment van de overstap. Toch is ruisend soms slimmer, bijvoorbeeld wanneer er nauwelijks stille reserves of goodwill in de onderneming zitten, of wanneer een hogere afschrijvingsbasis in de bv juist gewenst is. Laat dit geen automatische keuze zijn, maar een bewuste.

De intentieverklaring: het document dat eventueel de terugwerkende kracht regelt

Ben je van plan om alsnog met terugwerkende kracht per 1 januari 2026 een BV op te richten, dan begint de tijd te dringen. Terugwerkende kracht krijg je niet vanzelf. Je moet die aanvragen, en dat doe je met een intentieverklaring, bij een ruisende inbreng ook wel voorovereenkomst genoemd. Het is een getekend document waarin je de Belastingdienst laat weten dat je van plan bent je eenmanszaak in te brengen in een bv. Zonder die verklaring telt je onderneming pas als bv-onderneming vanaf de dag dat de akte bij de notaris wordt gepasseerd, en loop je de terugwerkende kracht mis.

De verklaring moet aangetekend worden verstuurd, samen met het voorgeschreven geleideformulier van de Belastingdienst. Een gewone brief of e-mail volstaat niet.

Bij ruisende inbreng moet deze voorovereenkomst binnen drie maanden na de gewenste ingangsdatum zijn verstuurd. Wil je terugwerkende kracht naar 1 januari 2026, dan moest die voorovereenkomst dus vóór 1 april 2026 bij de Belastingdienst binnen zijn. Is dat gelukt, dan moet de bv vervolgens uiterlijk 30 september 2026 daadwerkelijk zijn opgericht.

Bij geruisloze inbreng is het venster ruimer: de intentieverklaring moet binnen negen maanden na de gewenste ingangsdatum zijn verstuurd, dus vóór 1 oktober 2026 voor een start per 1 januari 2026. De bv moet daarna uiterlijk vijftien maanden na die ingangsdatum zijn opgericht, in de praktijk dus vóór 31 maart 2027.

Een intentieverklaring is overigens geen definitieve keuze. Je behoudt de ruimte om op basis van de meest actuele cijfers alsnog van de overstap af te zien, mocht dat verstandiger blijken.

De notaris kan niet precies op 1 januari passeren, en voordat je onderneming kan worden ingebracht heb je eerst de jaarcijfers van je eenmanszaak nodig om een inbrengbalans op te stellen. Daardoor vindt de daadwerkelijke oprichting bij vrijwel iedereen pas in het voorjaar plaats, meestal rond mei of juni, zodra de jaarcijfers klaar zijn. Dat valt bij geruisloze inbreng ruim na 1 oktober, het moment waarop de terugwerkende kracht anders zou vervallen. Precies daarom stuurt vrijwel iedereen die met terugwerkende kracht wil, wel een intentieverklaring. Niet omdat het wettelijk altijd verplicht is, maar omdat de praktijk van jaarcijfers en notarisplanning bijna nooit binnen het venster zelf past. Wie zeker weet dat de oprichting én de inbreng al vóór 1 oktober rond zijn, kan in theorie zonder intentieverklaring toe, maar voor de meeste ondernemers is dat geen realistisch scenario.

De klok tikt, maar er is nog tijd

Wil je met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 via een bv ondernemen, dan is geruisloze inbreng nu de enige route die nog openstaat. Voor ruisende inbreng moest de intentieverklaring namelijk al vóór 1 april 2026 bij de Belastingdienst binnen zijn.

Voor geruisloze inbreng geldt een ruimer venster, en dat venster staat nu nog open.

Dat is voldoende tijd om het zorgvuldig aan te pakken, mits de voorbereiding nu begint in plaats van in september.

Heb je een FOR? Regel de afwikkeling mee

Is er nog een fiscale oudedagsreserve opgebouwd uit de jaren vóór 2023 (nieuwe opbouw is sindsdien gestopt), dan verdient dat aandacht bij een geruisloze inbreng. De FOR gaat niet automatisch mee de bv in. Bij een geruisloze inbreng valt de FOR vrij in de winst per 31 december van het jaar waarin de bv daadwerkelijk wordt opgericht en de inbreng plaatsvindt. Wil je voorkomen dat je er nu over moet afrekenen, dan wordt het bedrag omgezet in een lijfrente, bij de bv zelf of extern bij een bank of verzekeraar.

Voor deze storting geldt een wettelijke uitzondering op de normale 31 december-regel: de storting mag nog binnen zes maanden na afloop van dat kalenderjaar plaatsvinden en telt dan toch mee als storting in dat jaar. Concreet betekent dit dat je tot en met 30 juni van het jaar erna de tijd hebt.

Bronnen: artikel 3.129 en 3.127 lid 5 Wet IB 2001 (wetten.overheid.nl), bevestigd door de Belastingdienst zelf in KG:212:2024:6, en toegelicht door Taxlive en de Belastingdienst-informatiepagina over lijfrentepremies aftrekken.

Voor de meeste dienstverlenende zzp'ers met weinig bedrijfsmiddelen speelt dit punt nauwelijks, maar wie wel een FOR heeft opgebouwd, wil dit niet over het hoofd zien.

Reken uit of het omslagpunt al is bereikt

De bv wordt pas interessant vanaf een bepaalde winst, en dat punt is de afgelopen jaren dichterbij gekomen. De vennootschapsbelasting blijft in 2026 19% tot een winst van €200.000 en 25,8% daarboven, tegenover een toptarief van 49,5% in box 1 vanaf een inkomen van ongeveer €78.400.

Tegelijk wordt ondernemen als eenmanszaak fiscaal minder aantrekkelijk: de zelfstandigenaftrek daalt in 2026 naar €1.200, tegenover €2.470 een jaar eerder, en de mkb-winstvrijstelling staat op 12,7%. Bij hogere winsten wordt het steeds relevanter om een BV door te rekenen, maar er bestaat geen universeel omslagpunt. Het gebruikelijk loon, hoeveel geld je privé nodig hebt, pensioeninleg, aftrekposten en hoeveel winst je in de BV kunt laten zitten bepalen samen de uitkomst.

Stel: een zelfstandig IT-consultant draait al een paar jaar een winst van rond de €140.000. Als eenmanszaak valt het grootste deel daarvan in het toptarief van 49,5%, na aftrek van een steeds kleinere zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling. In een bv betaalt hij over diezelfde winst 19% vennootschapsbelasting tot €200.000, en pas bij een latere dividenduitkering volgt er nog belasting in box 2. Of de BV in zo'n situatie daadwerkelijk voordeliger is, hangt vooral af van het gebruikelijk loon, hoeveel geld je privé nodig hebt en hoeveel winst je in de BV kunt laten zitten.

Je kunt dit uitrekenen met mijn rekentool

Heb je een bedrijfspand? Let op de overdrachtsbelasting

Wordt er samen met de onderneming ook een bedrijfspand ingebracht, dan geldt er een aparte vrijstelling voor de overdrachtsbelasting (artikel 15 lid 1 onderdeel e Wet op belastingen van rechtsverkeer). Deze vrijstelling geldt alleen bij inbreng in een nieuw opgerichte bv, en alleen als de bv voor maximaal 10% van de waarde van de onderneming in geld crediteert, de rest gaat in aandelen. Ook hier geldt een termijn van drie jaar: zowel de onderneming als de aandelen moeten minimaal drie jaar worden aangehouden. Wordt hieraan niet voldaan, dan kan de vrijstelling met terugwerkende kracht vervallen.

Jezelf een salaris betalen is geen keuze meer

Zodra de BV er is en er DGA-schap ontstaat, krijg je te maken met de gebruikelijkloonregeling. Het normbedrag bedraagt in 2026 €58.000. Afhankelijk van het loon voor een vergelijkbare functie of de meestverdienende werknemer kan het vereiste loon hoger liggen. Kun je aannemelijk maken dat een lager loon gebruikelijk is voor vergelijkbare werkzaamheden, dan kan onder voorwaarden ook een lager bedrag verdedigbaar zijn. Neem dit mee in de doorrekening vóórdat je de knoop doorhakt., niet erna.

Geruisloos is geen vrijblijvende exit

Aan de goedkeuring van geruisloze inbreng hangt een voorwaarde die nogal eens wordt onderschat: de ingebrachte onderneming moet minimaal drie jaar worden voortgezet in de bv. Staat er een overname, emigratie of andere grote verandering op de planning, dan is dit een reden om eerst met een adviseur te schakelen voordat de aanvraag wordt ingediend.

De weg naar de notaris

Terugwerkende kracht regel je niet bij de notaris zelf, maar via een voorovereenkomst die op tijd bij de Belastingdienst wordt ingediend. Pas daarna volgt de daadwerkelijke oprichting van de bv en de akte van inbreng. Reken op enkele weken doorlooptijd zodra alle stukken compleet zijn: de inbrengbalans, de inbrengbeschrijving en, bij een pand of aanmerkelijk vermogen, een taxatie. Begin dit traject dus ruim voor de deadline, niet in de laatste week van maart.

Na de oprichting: vergeet de praktische overstap niet

Met het passeren van de akte ben je er nog niet. De nieuwe BV krijgt een eigen KVK-nummer en, indien van toepassing, een nieuw btw-id en omzetbelastingnummer. Voor Mijn Belastingdienst Zakelijk heb je doorgaans eHerkenning nodig.

Controleer daarnaast welke contracten, verzekeringen, bankrekeningen, abonnementen en vergunningen nog op naam van je eenmanszaak staan. Ook facturatie, algemene voorwaarden en eventuele automatische incasso's moeten vanaf het juiste moment via de BV lopen.

Maak daarom naast de fiscale inbreng ook een praktische overdrachtslijst. Anders is de BV juridisch opgericht terwijl de onderneming operationeel nog half vanuit de eenmanszaak draait.

Van checklist BV oprichten naar overzicht

Al deze punten los je niet op door harder te werken, maar door ze in de juiste volgorde te zetten en op tijd te beginnen.

Wie dit eenmaal op orde heeft, hoeft er niet meer naar om te kijken. Niet omdat er dan niets meer gebeurt, maar omdat er één duidelijk beeld ligt van wat de overstap oplevert, wat hij kost en wanneer hij klopt voor jouw situatie. Overzicht in plaats van losse flarden advies die je zelf aan elkaar moet knopen.

Gerelateerde artikelen

Lees ook BV vs. eenmanszaak in 2026 voor de volledige afweging voordat je aan deze checklist begint, DGA-salaris en bijtelling voor wat de gebruikelijkloonregeling concreet voor jouw nettoloon betekent, en Holding en werkmaatschappij als je de bv direct in een holdingstructuur wilt opzetten.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat kost het om een bv op te richten in 2026?

De totale kosten liggen meestal tussen €500 en €1.500. Een online notaris rekent vanaf ongeveer €400, een traditioneel kantoor eerder €800 tot €1.500, afhankelijk van de complexiteit van de statuten.

Daar komt de eenmalige KvK-inschrijving van €85,15 nog bij. Een minimumkapitaal is er sinds de Flex-bv niet meer, je kunt al oprichten met €0,01 aan geplaatst kapitaal, al storten de meeste oprichters in de praktijk een paar honderd tot een paar duizend euro.

Moet ik verplicht naar de notaris om een bv op te richten?

Ja. Een bv kan alleen worden opgericht via een notariële akte, dat is wettelijk vastgelegd. De notaris stelt de statuten op, passeert de oprichtingsakte en zorgt voor de inschrijving bij de KvK.

Een goedkopere online notaris is voor een standaard bv met één aandeelhouder meestal voldoende. Bij een holdingstructuur, bijzondere stemrechten of meerdere aandeelhouders is persoonlijk advies verstandiger.

Kan ik alleen een bv oprichten, zonder mede-oprichter?

Ja, een bv oprichten met één persoon kan gewoon. Je bent dan zowel bestuurder als enig aandeelhouder, en daarmee directeur-grootaandeelhouder (dga).

Dat dga-schap brengt wel verplichtingen met zich mee, waaronder de gebruikelijkloonregeling.

Ben ik als dga verplicht om mezelf salaris te betalen?

Ben je DGA en werk je voor je BV, dan krijg je in beginsel te maken met de gebruikelijkloonregeling. Het normbedrag bedraagt in 2026 €58.000, maar het vereiste gebruikelijk loon kan afhankelijk van een vergelijkbare dienstbetrekking of andere werknemers hoger of juist lager uitvallen.

Blijf ik als dga persoonlijk aansprakelijk voor schulden van de bv?

In beginsel niet. De bv is een rechtspersoon met een eigen, afgescheiden vermogen, dus je bent normaal gesproken niet met je privévermogen aansprakelijk voor de schulden van de bv.

Die bescherming vervalt bij onbehoorlijk bestuur of wanbeleid. Denk aan het aangaan van verplichtingen terwijl je wist dat de bv die niet kon nakomen. Ook een privéborgstelling bij de bank doorbreekt de bescherming.

Vanaf welke winst is een bv fiscaal interessant ten opzichte van een eenmanszaak?

Er bestaat geen vast winstniveau waarop een BV automatisch fiscaal voordeliger wordt. De uitkomst hangt onder meer af van je winst, gebruikelijk loon, privé-opnames, pensioeninleg en hoeveel winst je in de BV kunt laten zitten.

Bij hogere winsten wordt het interessanter om beide rechtsvormen naast elkaar door te rekenen. Gebruik daarvoor de BV of eenmanszaak rekentool op basis van je eigen cijfers.

Wil je vervolgens weten of, wanneer en hoe de overstap voor jou werkt, inclusief timing, gebruikelijk loon en de gevolgen voor je pensioen en je gezin? Plan dan een vrijblijvende kennismaking van 15 minuten. Dan is het geregeld, in plaats van dat het op de lijst blijft staan.